2011/09/25

やらないのが一番!


最近「生産性」について改めて考える機会があったので、今回は、「生産性(=能率)を高めるためにどうすればいいか」というお話を。

生産性向上のためにできることは3段階あるよね、というお話です。

生産性向上の第1ステップ:スピードを上げる

生産性を高めようというときに、多くの人が最初に思い浮かべるのが「スピードを上げる」というアプローチかと思います。

それは、既存の作業を、今まで30分でできていたものを20分でできるようにする、といったこと。

これである程度、生産性は上がります。しかし、このアプローチには明確な限界もあって、人間の処理能力の限界やリードタイムの問題などで、どうしても削れない部分が出てきます。過度なスピード向上がミスや精度の低下をもたらす場合もあります。これが、生産性向上の1つ目の壁

生産性向上の第2ステップ:仕組み化する

その次。さらに生産性を高めようとしたときにブレークスルーをもたらすのが、「仕組み化」です。

「仕組み化」として具体的に何をするかといえば、主なものとしては
  1. アルゴリズム(業務フローや作業手順)を最適化する
  2. ITに肩代わりさせる
といったことです。いわゆる「業務改善」や「IT化で経費削減」といったようなお話は、この第2ステップにあたります。

ここをある程度やり切ってしまったら、再び、生産性向上の伸びが逓減してくる時期がやってきます。これが、生産性向上の2つ目の壁。

生産性向上の第3ステップ:本当にやるべきことだけをやる

そして、この2つ目の壁を突破するのが、究極の手段「やっていたことをやめる」です。そして、「本当にやるべきことだけをやる」ということです。

何かをやめたり、何かを捨てたりするときには、必ず内外からの心理的な抵抗があるので、それに負けることなく、「やること」と「やらないこと」を分けていくことが大切になります。

またこのとき、「どれも大事だしなぁ・・・」なんて思ってあまり捨てられずにいると、業務量と成果物がちょっと減るだけで、特に何も変化が起こりません。

どうせやるなら、優先順位を5段階に分けたら、1・2のだけを残して3・4・5のものはすべて捨て去る。それぐらいの勢いでいかないと、なかなか抜本的な生産性向上は実現できないようです。

おわりに

1)スピードを上げる、2)仕組み化する、3)本当にやるべきことだけをやる。この3つのうちひとつだけが大事で、他は重要じゃない、ということはありません。もちろん、インパクトの大きさを考えるとタイトルのように「やらない(本当にやるべきことだけをやる)のが一番」なんですが、結局は、どれも大事

ただ、そのときどき、シチュエーションによって、どのアプローチを取るのが一番いいのか(実行可能で、伸びしろが大きくて、費用対効果も高いのか)は変わってきます。だから、そのあたりのことをしっかり考えてうまく使い分けることが大切です。

また、これをやるためにはやはり、情報を正しく整理したり、再構成のための余白を作ったり、ということが必要になってきて、そのためには最終整理をうまくできることが不可欠になってきます。

この意味でも、整理術の価値と方法論をもっともっと世の中に広めていきたいなぁ~と思います。


おまけ
「本当にやるべきことだけをやるのが大事」というのを意味する言葉として、僕はリチャード・コッチのこの言葉が好きです。引用だけしておきます。
仕事の大半はつねに無意味で、行きあたりばったりで、見当違いで、無駄が多く、顧客のニーズからかけ離れている。
リチャード・コッチ

こんなこと言われてもなかなか認めたくないけど、、これって、本当にそのとおりのことがありますもんねぇ。。。

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